L’EDOF ou Espace des Organismes de Formation est un espace entièrement dédié aux organismes de formation. Ces derniers sont ainsi en mesure d’alimenter leur catalogue d’actions éligibles au CPF (Compte Personnel de Formation), depuis un portail dénommé « Mon Activité Formation ». Les responsables des organismes disposent donc d’un accès à un espace personnel sur la plateforme. C’est un outil qui permet à un organisme de se démarquer de la concurrence, grâce à un tableau de bord sur lequel sont affichées les différentes formations éligibles au CPF. Disponible en application mobile, la plateforme EDOF facilite le référencement des formations afin que les utilisateurs Web puissent trouver celle qui leur convient. Voici tout ce qu’il faut savoir sur l’EDOF et son fonctionnement.
Présentation de la plateforme edof
L’espace des organismes de formation
L’EDOF est une plateforme numérique sur laquelle sont référencés les organismes qui proposent des formations éligibles au CPF. Les utilisateurs de la plateforme peuvent alors choisir et réserver une formation depuis l’EDOF en toute facilité. Quant aux organismes de formation, ils peuvent y créer un compte personnel afin de pouvoir présenter leur catalogue d’apprentissage, et afficher les coordonnées permettant de les joindre. Les titulaires de CPF disposent d’une application liée à l’EDOF, « Mon Compte Formation », qui les redirige directement vers la plateforme pour y voir les différentes formations disponibles. Ces dernières sont répertoriées en fonction de leurs critères, afin de faciliter la recherche pour l’utilisateur. La plateforme EDOF est très intuitive.
Les fonctionnalités de l’EDOF
Pour les organismes de formation, l’EDOF offre la possibilité de :
- uploader un catalogue de formations éligibles au CPF ;
- inscrire les utilisateurs aux sessions proposées ;
- suivre le parcours d’achat des candidats souhaitant se former ;
- avoir une vue d’ensemble des adresses grâce à la rubrique « Gestion des coordonnées » et rattacher une formation à une adresse ;
- suivre les dossiers de financement ;
- créer une liste de contacts ;
- accéder à la rubrique « Mode d’emploi » pour faciliter l’enregistrement sur l’EDOF ;
- obtenir le paiement des prestations via le CDC (Caisse des Dépôts et Consignations).
L’enregistrement de l’organisme de formation se fait sous quelques conditions, la première étant d’accepter les conditions générales d’utilisation de la plateforme. La gestion des inscriptions en cours permet d’accéder aux inscriptions, mais aussi aux factures et aux dossiers de candidatures bloqués.
Les enjeux de l’EDOF
Cette plateforme offre un enjeu de taille aux organismes de formation, car elle leur permet d’augmenter leur visibilité et leur crédibilité. Il faut toutefois savoir se démarquer de la concurrence, les nombres d’organismes inscrits et de formations proposées étant assez élevés. L’organisme doit par conséquent faire preuve de créativité pour se promouvoir auprès des bénéficiaires du CPF.
Les nouveautés de la plateforme EDOF
Voici quelques nouveautés proposées par la plateforme :
- les conditions générales d’utilisation ont été mises à jour. Les organismes de formation doivent respecter certaines nouvelles règles relatives au délai obligatoire entre la date d’envoi de la proposition de commande et celle du début de la formation ;
- les évaluations sont désormais visibles aux utilisateurs. Les actions de formation peuvent être notées par les stagiaires depuis leur compte CPF. C’est l’occasion pour les organismes de se promouvoir en offrant une formation de qualité et augmenter ainsi sa notoriété ;
- le basculement vers Qualiopi, la certification qui permet à l’organisme d’obtenir des financements publics ou mutualisés.
L’inscription de l’apprenant
L’EDOF propose un parcours d’achat de formation entièrement dématérialisé. Pour ce faire, le candidat qui a trouvé une formation qui lui convient peut visualiser le montant total de ses droits à la formation. Il peut alors s’inscrire à une session de formation, et payer en ligne le montant, puis le reste à payer le cas échéant. Après la formation, il lui reste à l’évaluer, toujours sur EDOF.
Comment s’enregistrer sur la plateforme edof ?
Les conditions requises pour l’organisme de formation
L’EDOF n’est pas accessible à tous les organismes de formation. Pour pouvoir s’y inscrire, un organisme doit remplir certaines conditions :
- il doit délivrer des formations certifiées RNCP (inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles) ou RS (Répertoire spécifique), accompagnées de l’autorisation de délivrer lesdites formations, éligibles au CPF selon les modalités du PIOF (Portail d’Information des Organismes de Formation) ;
- proposer des actions de formations adaptées comme les bilans de compétence, des Validations des Acquis de l’Expérience ou VAE, des formations à la création et à la reprise d’entreprises, des formations pour les permis de conduire ;
- être à jour dans les obligations vis-à-vis de la Loi et des autres réglementations ;
- avoir un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) d’organisme de formation ;
- satisfaire les exigences sur la qualité des formations professionnelles ;
- adresser un BPF (Bilan pédagogique et financer) à la Délégation Générale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle (DGEFP) ;
- avoir une activité déclarée ;
- être certifié Qualiopi ;
- accepter les CGU d’EDOF.
La première inscription peut être complexe pour les organismes de formation, c’est pourquoi un guide d’utilisation et de saisie EDOF est mis à leur disposition. Une procédure d’enregistrement préalable est obligatoire pour tout nouvel organisme ou tout nouvel établissement d’un organisme de formation déjà référencé sur l’EDOF.
Le gestionnaire EDOF
Avant toute chose, il est recommandé pour l’organisme de formation de choisir un gestionnaire EDOF qui se chargera de toutes les formalités nécessaires à l’enregistrement de l’organisme sur la plateforme. Il s’occupera également de la gestion du compte personnel de l’entreprise et de toutes les applications liées. Cette personne doit ouvrir un compte sur « mesdemarches.emploi.gouv.fr » de la DGEFP. Il obtiendra le code ou la clé d’activation (confidentiels), et le numéro SIRET de l’organisme qui l’emploie.
La première connexion
Une fois les identifiants reçus par courrier postal (lors de la déclaration d’activé), le gestionnaire EDOF doit activer la « démarche EDOF » sur « mesdemarches.emploi.gouv.fr » ou sur la plateforme EDOF, en cliquant sur « Activer mon compte », puis « Accéder au portail ». Un formulaire lui est transmis, il doit y fournir les informations relatives à l’entreprise et les coordonnées. Un mail lui est alors envoyé, contenant le lien d’activation du compte. Il renseigne le code et le numéro SIRET de l’entreprise pour accéder à EDOF depuis le site ou se rendre directement sur la plateforme. Si un responsable autre que le gestionnaire souhaite accéder au compte de l’organisme de formation, il doit cliquer sur « Demander l’accès à un gestionnaire », rentrer le numéro SIRET et cliquer sur « Demander l’accès ». Le gestionnaire recevra un mail et accordera ou non l’accès.
Comment utiliser la plateforme edof ?
La création du catalogue de formation
On peut créer le catalogue de formations sur le compte personnel ou l’importer en format XML ou EDOF. Cette dernière méthode est plus rapide, mais elle nécessite un certain savoir technique. Il est possible de trouver des guides dédiés sur le Web. Le catalogue est composé de la présentation des différentes formations proposées par l’organisme. Il faut promouvoir chaque formation afin d’attirer l’attention des utilisateurs et se démarquer face à la concurrence. Par exemple, il faut dument remplir la rubrique « Points forts » pour se promouvoir.
La gestion des dossiers de candidature
L’EDOF constitue une démarche dématérialisée pour permettre aux utilisateurs de s’inscrire sans avoir à se rendre auprès du siège social de l’organisme de formation. Ils peuvent donc s’inscrire sur la plateforme. Le gestionnaire EDOF assure le suivi de leur dossier dès leur inscription jusqu’à la fin de la formation. Il doit déclarer l’entrée du candidat en formation dans une limite de trois jours après l’intégration à la session et faire de même à sa fin.
La gestion de la comptabilité et de la facturation
Au niveau du paiement de la formation par l’apprenant, les organismes de formation disposent des fonctionnalités de la Caisse des Dépôts et des Consignations ou CDC. Le tableau de bord présente plusieurs fonctionnalités, comme les onglets « Dossiers à facturer », « Dossiers annulés de moins de 7 jours ouvrés » ou les dossiers annulés par le gestionnaire si le candidat ne s’est pas présenté. Ainsi, le gestionnaire est en mesure de suivre la facturation et les indemnités en cas de non-présentation de l’apprenant inscrit. On peut également recourir à un outil en ligne pour optimiser la facturation des formations : suivi quotidien, transfert des données de facturation vers la Caisse des Dépôts et des Consignations, export des factures, suivi des paiements rejetés, etc.
Comment valider une formation sur edof ?
Les formations accessibles sur EDOF
Il s’agit de formations professionnelles allant du Brevet au Doctorat. Elles sont enregistrées au RNCP et au RS. Elles couvrent tous les domaines de la formation : digital, bureautique, soft skills, communication, négociation, langues étrangères, habilitations, etc. On peut aussi y publier des bilans de compétences, la préparation au permis de conduire, les formations de sapeur-pompier ou de bénévoles.
Ce qu’il faut savoir pour publier l’offre de formation sur EDOF
Voici les étapes à suivre pour créer votre offre sur EDOF :
- la saisie dans le catalogue, avec la formation et les éléments de contenu, l’action (modalités d’accès et les modalités pédagogiques comme le prix) et la session, c’est-à-dire la période durant laquelle la formation sera suivie ;
- si la fiche est conforme, elle est validée puis activée (il faut vérifier les conditions de validation sur le PIOF) ;
- l’archivage de la fiche est nécessaire pour la supprimer.
On peut trouver un guide PDF détaillé de la publication d’offre de formation sur https://www.of.moncompteformation.gouv.fr/sites/default/files/2021-11/Guide_EDOF_Creer_et_gerer_une_action_li%C3%A9e_a_une_offre.pdf.
À quoi peut-on accéder avec le portail edof ?
Une fois que l’organisme de formation est inscrit sur l’EDOF, le gestionnaire EDOF peut accéder à plusieurs rubriques :
- sur la « Gestion des coordonnées », il peut attribuer des adresses aux formations. Par exemple, l’organisme peut apparaître sur l’application en fonction de la localisation recherchée par l’utilisateur. L’adresse peut être celle du lieu où se déroulent les formations en présentiel, le lieu où le titulaire peut obtenir des informations supplémentaires ou l’adresse d’inscriptions physique ;
- sur la « liste de Contacts », l’organisme peut afficher les coordonnées utiles aux utilisateurs pour joindre un responsable ;
- le catalogue est ouvert à la publication, à l’édition et à la duplication des actions et des offres proposées par l’organisme. Ces actions se font manuellement ou via l’importation du fichier.
