Ahh les réunions… Un truc bien français ça ! Les clichés sur les réunions sont nombreux et ont la vive dure ! De plus, à l’heure d’Internet et du mobile, avec tous les outils de communication en ligne, on se demande si les réunions servent encore à quelque chose !
Et pourtant, la réunion est un outil majeur de communication. Bien planifiées, bien préparées, les réunions peuvent être très intéressantes et très utiles. L’interaction et le partage d’informations entre les participants génèrent de l’action et des résultats.
Mais alors comment faire pour que votre réunion soit menée la plus efficacement possible ?
La 1ʳᵉ règle est de prendre chaque réunion très au sérieux ! Préparez la réunion en définissant clairement son objectif. Posez-vous la question suivante « Quel est le but de la réunion ? » Et décrivez les grandes lignes de la réunion. Elles serviront de ligne rouge le jour venu.
Deuxièmement, sélectionnez les participants et n’invitez à la réunion que les personnes concernées par la problématique. Et pas parce qu’ils sont proches de vous ! Les participants doivent apporter de la valeur ajoutée.
Pour cela, la 3ᵉ étape est de les contacter pour confirmer leur disponibilité et de les informer en amont, 1 ou 2 jours avant, afin qu’ils puissent réfléchir de leur côté. Adressez aux participants, la liste des documents à lire, les travaux préparatoires à faire ou simplement la problématique à résoudre lors de la réunion.
Enfin, dernière étape de l’avant réunion, la préparation matérielle. Il est essentiel de bien vérifier la partie « logistique » souvent délaissée par les animateurs. C’est pourtant une étape qui a son importance. Savoir où aura lieu la réunion, voir si la salle est disponible, si elle est bien configurée par rapport au nombre de participants et la réserver. Et si vous avez besoin de matériel (téléphone, visioconférence, rétroprojecteur, etc.), n’oubliez pas de vérifier si tout fonctionne correctement. Avoir un bon environnement de travail simplifie le déroulement de la réunion et évite le stress ou l’énervement.
Pendant la réunion :
Durant la réunion, le maître mot est le temps. Donc, gérez le bien !
Ainsi, la 1ère règle, pour celle ou celui qui anime la réunion, est d’être en avance pour vérifier si tout fonctionne et également pour accueillir les participants. Puis de commencer à l’heure sans attendre les retardataires, car vous avez un impératif : terminer également à l’heure !
La règle suivante est de désigner une personne chargée de prendre des notes que vous enverrez ultérieurement et une autre personne chargée de contrôlé le temps. Cela permet aux participants d’être plus attentif puisqu’ils n’ont pas de note à prendre et cela évite tout dérapage de timing.
La 3ᵉ règle pour bien mener sa réunion est de capter son auditoire. Votre réunion ne doit pas être ennuyeuse et doit être interactif. Présentez le déroulement de la séance, commencez tranquillement votre discours, ponctuez la s’il le faut, mais surtout, tenez compte de la dynamique du groupe. Il faut veiller à donner la parole à tous de façon équilibrée et surveiller que chacun a pu s’exprimer tout en gérant les éventuels conflits.
Afin de respecter le timing, n’hésitez pas, si besoin, à limiter et contrôler la discussion.
Enfin, la dernière règle de cette 2ᵉ phase est de ne jamais terminer la séance sans faire une conclusion ou une synthèse finale. Il est crucial de rappeler ce pourquoi ils sont venus, de résumer les résultats de cette réunion, les décisions ou/et les actions éventuelles à mener. Chaque participant devra savoir quelle mission il doit mener à la sortie de la réunion.
Après la réunion :
Il est intéressant, après la réunion, de réserver un peu de temps pour les discussions informelles. Cela permet de mesurer à chaud les commentaires qui n’ont pas pu être énoncés ou développé.
Mais la règle principale une fois la réunion terminée est d’assurer un suivi en envoyant le plus rapidement possible un mail avec le compte rendu de réunion. Profitez de ce mail pour demander aux participants de faire un retour si besoin, et ce, afin de dissiper les éventuels malentendus.
Enfin, exploitez les résultats, menez toutes les actions décidées et suivez l’application des actions.
